Kegiatan korespondensi atau surat-menyurat merupakan suatu hal yang tak dapat lepas dalam kegiatan perkantoran besar kecilnya perusahaan dapat dilihat dari banyak sedikitnya surat-surat yang terdapat di perusahaan tersebut baik surat-surat yang masuk maupun surat-surat yang keluar jika surat-surat yang ditangani jumlahnya sangat banyak gagal mencapai ratusan surat setiap harinya hal tersebut menandakan bahwa kantor tersebut adalah perusahaan besar sementara jika yang ditangani hanya sedikit surat bakar di perusahaan tersebut relatif kecil surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi atau perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi sementara itu surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan atau dibuat suatu organisasi atau perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain baik perseorangan maupun kelompok sebagian besar surat berbentuk lembaran kertas ada yang lembarannya tipis sedang ataupun tebal dalam surat tergantung berbagai macam informasi sesuai dengan kepentingan masing-masing misalnya surat dinas dan surat niaga yang terbagi lagi menjadi beberapa jenis surat berdasarkan tujuan penulisannya semuanya dapat digolongkan sebagai dokumen penting ada pula dokumen yang sifatnya vital atau sangat penting dan tidak boleh hilang untuk seumur hidup Apabila dokumen tersebut sampai hilang pemiliknya akan mengalami kesulitan contoh dokumen vital tersebut adalah ijazah akta surat tanah dan lain sebagainya Oleh karena itu Supaya surat-surat tersebut tidak hilang atau rusak maka saat diperlukan adanya tata cara yang baik dan sistematis yang mengatur tentang surat-surat tersebut sehingga baik fisik maupun informasi suatu surat dapat diselamatkan dan mempunyai manfaat bagi semuanya setiap hari setiap kantor akan tercipta surat Mungkin suatu hari ada 1 surat 2 surat Quran surat bakar ratusan surat Setiap perusahaan tentu saja berbeda jumlah suratnya semakin besar perusahaan tersebut semakin banyak surat yang harus ditangani setiap harinya dapat dibayangkan apabila suatu perusahaan setiap harinya menangani surat dalam jumlah ratusan misalnya satu hari 500 surat arti dalam satu minggu kurang lebih 2500 surat yang ditangani dalam sebulan kurang lebih 10000 surat dan 1 tahun bisa mencapai sekitar 120 ribu surat jumlah yang banyak tersebut jika tidak ditangani dengan baik tentunya akan dapat merugikan banyak pihak khususnya bagi perusahaan yang bersangkutan kerugian kerugian jika tidak adanya penanganan surat yang baik adalah sebagai berikut surat dan informasi bisa hilang kantor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas yang tidak tertata surat sulit ditemukan jika dicari karena letaknya tidak disusun dengan teratur sementara itu manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya penanganan surat yang baik diantaranya surat akan tercatat dengan baik prosedur penanganan surat jelas surat akan tersimpan baik sehingga mudah ditemukan dan rahasia akan terjaga.
Pengelolaan
1.sistem agenda
buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar dalam satu tahun petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris Terdapat tiga jenis buku agenda yaitu sebagai berikut a buku agenda tunggal atau campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman B buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri sendiri C buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri istilah-istilah yang terdapat dalam buku agenda yaitu sebagai berikut buku verbal yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun disebut juga buku agenda keluar petugas yang disebut balis buku ekspedisi yaitu buku yang dipergunakan untuk Mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat tugasnya disebut expeditor C buku arsip atau karakter yaitu buku-buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan berlaku konsep yaitu blangko atau formulir yang dipergunakan khusus untuk membuat konsep surat berlaku surat yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak untuk membuat surat yang akan dikirim kan kita klik yaitu surat tanda biasanya parah dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan agenda yaitu segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku agenda tersebut.
prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut a penerimaan surat penerimaan surat dapat dilakukan oleh bagian depan kantor atau front office seperti satpam dan resepsionis kegiatan penerimaan surat mulai dari penerima menerima sampai penyimpanan arsip tugas penerima surat adalah mengumpulkan setiap surat yang masuk meneliti ketepatan alamat menandatangani bukti pengiriman surat diterima B penyortiran surat setelah surat diterima dari resepsionis Lahirnya Surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju jika surat itu untuk seorang perseorangan dan menyangkut masalah pribadi maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan atau organisasi maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut C pencatatan surat pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda bertugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa penting atau rahasia untuk surat rahasia petugas tidak diperbolehkan membaca surat kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan pencatatan ini sangat penting dilakukan karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari Minggu bulan dan tahun di kemudahan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan setelah didata Selanjutnya petugas membuka stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat kemudian bertugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses kerajinan dari serat tersebut beri pengarahan surat pengarang cerita dalam menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat-surat dilakukan oleh pimpinan karena pimpinan lah yang akan bertanggung jawab terhadap penanganan surat tersebut pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi dan meneruskan Siapa yang harus memproses surat tersebut lembar disposisi lembar disposisi adalah Lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain yang ditunjuk oleh pimpinan untuk Menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut penyampaian surat jika pimpinan sedang menuliskan intruksinya di Lembar disposisi maka surat tersebut berikut lembar disposisi yang diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di Lembar disposisi jika orang yang dimaksud tersebut lebih dari satu sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan surat nya saat surat tersebut diberikan kepada orang yang telah ditunjuk maka yang menerima harus menandatangani Bukti penerimaan di buku ekspedisi intern.
2.Sistem kartu kendali
pengurusan surat dengan menggunakan kartu kendali disebut sistem kearsipan pola baru atau sistem kartu kendali kartu kendali diperkenalkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia Anri dan lembaga administrasi negara lain sejak tahun 1970-an pengurusan surat dengan sistem kartu kendali atau sistem kearsipan pola baru adalah pengurusan surat dengan menggunakan kartu kendali sebagai sarana pengendalian penataan arsip dengan pola klasifikasi dan penyusutan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip kartu kendali adalah formulir yang berukuran 10 * 15 cm berisi kolom-kolom untuk mencatat dan mengendalikan surat masuk dan surat keluar kartu kendali minimal rangkap dua atau sesuai kebutuhan masing-masing organisasi Beberapa kelebihan sistem pengendalian surat dengan menggunakan kartu kendali adalah pencatatan surat cukup sekali yaitu pada unit kearsipan karena menderita karena ukurannya kecil karena dapat digunakan untuk sarana penelusuran keberadaan arsip sedangkan kelemahannya adalah dibutuhkan banyak petugas arsip harus memiliki kemampuan mengelola informasi jumlah sarana yang dibutuhkan relatif lebih banyak dan sarana kartu kendali mudah hilang karena batuk lembaran proses penanganan surat masuk penting menggunakan kartu dari sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di setiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu yaitu unit kearsipan hal ini hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya dalam pelaksanaannya kalau satu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar pada unit kearsipan misalnya kepala tata usaha tugas pengarah surat antara lain sebagai berikut menerima surat yang telah di Lampiri kartu kendali 2 dan 3 serta pemerintah ketiga sebagai bukti surat sudah diterima menentukan arah surat kepada siapa atau ke Unit mana surat diteruskan mengisi kolom indeks kode dan pengelola pada kartu kendali mengambil kartu kendali dibuat dan disimpan disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan Setelah 1 tahun jilid meneruskan surat beserta kartu kendali 3 kepada unit pengolah atau unit kerja menerima surat yang sudah selesai diproses ke oleh unit pengolah dan menukarkan kedua dengan kata 3 menyerahkan surat yang sudah selesai diproses ke penata artistik atau arsip arisan menukarkan ketiga dengan kakak satu menyampaikan surat izin pengelola penyimpanan atau penataan arsip tugas mendatar sempat cibarusah adalah sebagai berikut menerima kartu kendali satu yang telah di paraf tata usaha unit pengolah dan si disimpan di kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah menerima surat yang sudah selesai diproses oleh Unit Pengelola dan menukar kartu kendali satu dengan kartu kendali 3 menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar