Perlengkapan dalam penanganan surat

      penanganan surat di lingkungan perkantoran tentu memerlukan beberapa peralatan dan perlengkapan untuk membuat penanganan tersebut berlangsung optimal berikut adalah beberapa contoh perlengkapan yang harus tersedia dalam kegiatan penanganan surat
1.Baki surat (tray) yakni alat yang berguna sebagai tempat dan di berkas yang ada lagi surat dapat berguna untuk berbagai jenis berkas menurut keperluannya seperti bagi surat keluar bagi surat masuk dan surat tunda bagi surat diletakkan di meja sekretaris dan meja pimpinan yang mudah dijangkau
2.Buku agenda surat masuk dan keluar jika menggunakan sistem buku agenda yakni peralatan untuk mencatat data surat yang masuk ataupun keluar
3.kartu kendali lembar pengantar surat masuk dan lembar pengantar surat rahasia jika menggunakan sistem kartu kendali yakni peralatan untuk mencatat data surat yang masuk ataupun keluar
4.sekretaris desk file kumpulan map dengan kode jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas  yang ditangani. Kelompok berkas tersebut diantaranya to be correct untuk diperbaiki itu bisa Untuk ditandatangani di bisa untuk dikirimkan arti mendesah important penting dan just info untuk informasi.
5.Alat  tulis alat tulis yang banyak digunakan dalam kegiatan surat-menyurat diantaranya bolpoin pensil penggaris kertas atau buku catatan penjepit kertas dan stapler
6.kertas dan amplop jenis kertas yang digunakan dalam kegiatan surat-menyurat dapat berupa kertas polos atau HVS atau kertas yang sudah memiliki kop surat perusahaan atau instansi jenis amplop yang digunakan juga bervariasi mulai dari Ambon standar hingga amplop coklat ukuran besar atau amplop dokumen
7.alat pembuka surat seringkali membuka surat masuk yang tersegel rapi memerlukan usaha tersendiri untuk itu diperlukan keberadaan alat pembuka surat alat pembuka surat dapat berupa alat manual misalnya gunting atau pisau cutter ataupun alat otomatis misalnya mesin pembuka surat elektrik.
8.Stempel. dalam kegiatan surat-menyurat di kantor umumnya digunakan dua jenis stempel yakni stempel agenda dan stempel perusahaan stempel agenda merupakan Stempel yang menunjukkan tanggal terima sedangkan stempel perusahaan menunjukkan nama perusahaan atau instansi yang mengeluarkan surat
9.Buku  ekspedisi dan formulir tanda terima buku ekspedisi digunakan dalam penanganan surat pola sentralisasi sistem buku agenda dan pola gabungan sentralisasi dan desentralisasi jika penanganan surat menggunakan pola sentralisasi sistem kartu kendali kartu kendali dapat difungsikan sebagai buku ekspedisi atau formulir tanda terima buku ekspedisi adalah Bukti penerimaan surat yang berbentuk setengah folio dan biasa digunakan oleh instansi pemerintah terdapat dua jenis buku ekspedisi yakni buku ekspedisi intern dan buku ekspedisi ekstern pada penanganan pola surat dan sentralisasi buku ekspedisi tidak digunakan melainkan formulir tanda terima sebagai bukti penerimaan surat formulir tanda terima berbentuk lembaran dan biasanya digunakan oleh perusahaan swasta dengan cara ditempel di depan amplop surat yang dikirimkan setelah surat diterima oleh pihak yang dituju formulir tanda terima kemudian diisi Dan dikirimkan kembali ke perusahaan yang mengirimkan surat.
10.Lembar  disposisi yakni Lembar isian yang mencatat instruksi dari pimpinan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima orang yang ditunjuk oleh pimpinan harus Menindaklanjuti surat yang dimaksud dan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut lembar disposisi digunakan pada pola sentralisasi sementara itu disposisi pada surat dengan desentralisasi ditulis langsung pada suratnya.