Prinsip-prinsip organisasi kantor

Drs. M. Manullang,  salah seorang ahli dibidang manajemen dan organisasi, menyebutkan bahwa suatu organisasi dapat berjalan dengan baik,  atau dalam rangka membentuk suatu organisasi atau usaha organisasi yang baik,  jika memperhatikan beberapa prinsip-prinsip organisasi berikut.

1. Prinsip Perumusan Tujuan
     Dalam melaksanakan suatu kegiatan,  hal utama yang harus dibuat adalah tujuan yang jelas dari pelaksanaan kegiatan tersebut.  Dekikian pula dalam mengorganisasikan atau membuat suatu skema organisasi,  hal pertama yang harus jelas adalah tujuan apa yang ingin dicapai oleh perusahaan tersebut.  Bagi sebuah perusahaan,  tujuan tersebut dapat berperan sebagai berikut.
a. Pedoman arah organisasi itu akan dibawa.
b. Landasan organisasi
c. Menentukan jenis kegiatan yang akan dilakukan.
d. Menentukan program, prosedur, koordinasi, integrasi, simplikasi, sinkronisasi, dan mekanisasi
2.Prinsip pembagian kerja
      Di dalam sebuah organisasi pembagian kerja atau tugas adalah keharusan mutlak tanpa tanpa adanya hal tersebut kemungkinan terjadinya tumpang tindih menjadi amat besar pembagian tugas pekerjaan pada akhirnya akan menghasilkan departemen departemen dan deskripsi tugas ( job description)  dari setiap Departemen sampai unit unit terkecil dalam organisasi dengan adanya pembagian  tugas pekerjaan susunan atau struktur organisasi tugas dan fungsi setiap unit dalam organisasi hubungan-hubungan serta wewenang setiap unit organisasi dapat ditetapkan sekaligus pembagian tugas tidak hanya dilihat berdasarkan manfaat yang diperoleh dari penerapan prinsip pembagian kerja tetapi juga dalam rangka mewujudkan penempatan orang yang tepat pada jabatan yang tepat pula (the right man on the right place)
3.Prinsip pendelegasian kekuasaan atau wewenang
         dalam pelaksanaan kegiatan setiap pimpinan harus memperoleh delegasi kekuasaan atau wewenang yang diperlukan agar dapat melaksanakan tugasnya dengan baik wewenang atas kekuasaan mempunyai beberapa aspek antara lain dalam hal mengambil keputusan menggunakan peralatan memerintah dan pemakaian waktu tertentu delegasi kekuasaan merupakan keahlian pimpinan yang penting karena seorang pimpinan dapat melipatgandakan waktu perhatian dan pengetahuannya yang terbatas delegasi kekuasaan merupakan salah satu jalan utama bagi pemimpin dalam membuktikan bahwa ia layak dan dapat dipercaya sebagai pimpinan.
4.Rentang Manajemen
          prinsip ini seringkali disebut dengan istilah berbeda-beda seperti span Of Authority span of Control span of manajemen atau span of manajerial responsibilities dalam bahasa Indonesia istilah lain yang digunakan untuk menyebut prinsip ini adalah jenjang pengawasan dan kekuasaan dan rentang manajemen sebuah organisasi perlu memperhatikan efektivitas dan efisiensi seorang pemimpin efektivitas dan efisiensi tersebut dinilai melalui Kemampuan dalam melakukan pengawasan optimal terhadap sejumlah pegawai yang menjadi bawahannya melalui prinsip ini dapat diketahui beberapa jumlah pegawai yang tepat dalam artian memiliki kemampuan dan keahlian yang sesuai dengan bidangnya untuk menjadi bawahan seseorang pemimpin dengan demikian pemimpin tersebut dikatakan dapat memimpin membimbing mengawasi dengan berhasil dan berdaya guna.
5.Tingkat pengawasan
           berjalannya sebuah organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan harus dipastikan dengan selalu menjalankan sistem pengawasan tanpa adanya pengawasan akan sulit bagi suatu organisasi untuk mencapai tujuannya Oleh karena itu penyusunan organisasi harus memperhatikan kemudahan sistem pengawasan berdasarkan prinsip ini tingkat pengawasan atau tingkat pemimpin hendaknya diusahakan sedini mungkin di dalam suatu organisasi diusahakan agar organisasi dibuat sesederhana mungkin selain memudahkan komunikasi hal ini juga bertujuan agar ada motivasi bagi setiap orang di dalam organisasi untuk mencapai tingkat tingkat tertinggi di dalam struktur organisasi.
6.Kesatuan perintah dan tanggung jawab
          dalam sebuah organisasi seorang bawahan biasanya mempunyai atasan melalui atasan tersebut ia menerima perintah dan kepada atasan tersebut pula ia Memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya.  artinya seorang bawahan hanya mempunyai seorang atasan dengan kata lain Tidak seorangpun dapat melayani 2 atasan sekaligus
7.Koordinasi
          prinsip yang tidak kalah pentingnya dalam organisasi adalah prinsip koordinasi prinsip koordinasi adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan Adanya pembagian tugas kepada unit unit kerja terkadang tanpa disadari menimbulkan kecenderungan untuk memisahkan dari tujuan organisasi secara keseluruhan untuk itu koordinasi diperlukan agar terhindar dari konflik dengan mengurangi duplikasi tugas mengurangi pengangguran dan memperkuat kerjasama.