Pola kegiatan administrasi

1.Pola sentralisasi
         Pola ini merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat di dalam kantor ada bagian tata usaha atau sekretariat yang bertugas menangani administrasi dari seluruh bagian yang ada di kantor tersebut termasuk menangani surat keluar atau surat masuk bagian ini mempunyai beberapa petugas setiap bertugas menangani suatu bidang pekerjaan juru seperti juru terima surat juru catat dan juru arsip pola ini lebih banyak dipakai pada lembaga pemerintahan dan BUMN tetapi tidak menutup kemungkinan ada pula beberapa lembaga swasta yang menggunakan pola ini.
2.Pola desentralisasi
         pola ini mempunyai ciri kegiatan administrasi dilakukan di setiap bagian dari unit yang ada pada kantor artinya tidak ada unit tata usaha atau sekretariat di lingkungan kantor ini semua kegiatan administrasi dilakukan oleh seorang sekretaris atau dibantu oleh beberapa orang administrasi kantor pada unit masing-masing pola ini banyak dianut oleh perusahaan swasta karena lebih efisien dan lebih cepat dalam penanganan administrasinya terdapat dua sistem penanganan surat yang dilakukan di kantor baik kantor yang menerapkan pola sentralisasi maupun desentralisasi yakni sistem buku agenda dan sistem kartu kendali kedua sistem tersebut banyak diterapkan diberbagai perusahaan di Indonesia Meskipun demikian sistem buku agenda merupakan sistem yang paling banyak digunakan sementara itu sistem kartu kendali umumnya digunakan di lingkungan kantor yang kegiatan surat-menyurat nya sangat tinggi misalnya di beberapa kantor pemerintah sistem buku agenda dan sistem kartu kendali sudah berlangsung sejak lama di Indonesia sistem buku agenda  diberlakukan sejak era pemerintahan Hindia Belanda sistem ini digunakan untuk menggantikan sistem coolpad yang lebih dulu digunakan sementara itu sistem kartu kendali diciptakan oleh Arnaz Arsip Nasional ini dikenal dengan sebagai Anri Arsip Nasional Republik Indonesia pada 1971 sistem kartu kendali merupakan hasil kerjasama antara Arnold dan laten lembaga administrasi negara sistem ini dibuat dengan tujuan mengatasi kekurangan sistem buku agenda yang hanya memungkinkan pencatatan surat dilakukan oleh satu orang saja sistem buku agenda yang hanya dipegang oleh satu orang tentu tidak memungkinkan untuk menangani surat dengan jumlah yang sangat banyak dalam waktu cepat Oleh sebab itu sistem kartu kendali mengakomodasi penanganan surat dengan mampu melibatkan banyak orang sehingga proses penanganan surat semakin cepat dengan demikian pelayanan surat terhadap masyarakat akan semakin optimal.