1.Penerimaan surat
penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka Yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office seperti satpam dan resepsionis bahkan ada perusahaan kecil yang penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionis juga Mulai dari menerima surat masuk sampai menyimpannya dalam arsip Oleh karena itu meja resepsionis diletakkan di dekat pintu masuk ruangan kantor sehingga apabila ada surat yang masuk baik yang diantar oleh petugas pos maupun oleh seorang kurir merekalah yang sering kali menerima surat tugas penerima surat adalah mengumpulkan setiap surat yang masuk meneliti ketepatan alamat dan menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima jangan sampai ada surat yang salah alamat jika alamat tidak tepat surat itu harus dikembalikan kepada petugas pos atau kurir namun jika sudah tepat surat itu harus diberikan kepada petugas pada bagian tata usaha atau bagian administrasi.
2.Penyortiran surat
setelah surat diterima dari bagian administrasi atau sekretariat selanjutnya surat dipisahkan atau disortir terdapat dua pola penyerangan pada bagian penerimaan surat yaitu penyortiran berdasarkan alamat tujuan untuk bagian apa surat itu ditujukan lalu penyanderaan jenis surat dilihat dari amplopnya dengan ciri khusus jika surat tersebut ditujukan kepada perseorangan dan menyangkut masalah pribadi surat dapat diberikan langsung kepada pihak yang dituju Namun apabila surat tersebut merupakan surat dinas Niaga atau surat resmi Surat tersebut harus diproses lebih lanjut karena menyangkut kepentingan organisasi atau perusahaan.
3.Pencatatan surat
pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa penting atau rahasia untuk surat rahasia petugas tidak diperbolehkan membaca surat kecuali sudah diizinkan oleh pemimpin oleh pimpinan pencatatan ini sangat penting dilakukan karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari Minggu bulan dan tahun catatan ini juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat agar lebih mudah ditemukan setelah dicatat petugas membuka stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat Selanjutnya petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut terdapat beberapa macam buku agenda yang dapat digunakan yakni sebagai berikut
A. buku agenda tunggal
buku agenda tunggal adalah buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dalam satu format atau digabungkan menjadi satu contoh format dari buku agenda tunggal adalah sebagai berikut
B.buku agenda kembar yakni buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar
C. buku agenda berpasangan yakni buku yang digunakan untuk mencatat semua surat masuk ataupun surat keluar pada buku ini halaman kiri untuk mencatat surat masuk dan halaman kanan untuk mencatat surat keluar.
4.Pengarahan surat
pengarahan surat merupakan kegiatan menentukan pihak yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan karena pimpinan lah yang akan bertanggung jawab terhadap penanganan surat tersebut pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi dalam menuliskan siapa pihak yang harus memproses surat tersebut lembar disposisi adalah Lembar isian untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk Menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.
5.Penyampaian surat
jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di Lembar disposisi surat tersebut berikut lembar disposisi nya diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di Lembar disposisi jika orang yang dimaksud tersebut lebih dari satu sebaiknya surat tersebut difotokopi atau diperbanyak sehingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan kopi suratnya saat surat tersebut diberikan kepada orang yang telah ditunjuk pihak yang menerima harus menandatangani Bukti penerimaan di buku ekspedisi intern buku ekspedisi intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian atau pengiriman atau pendistribusian surat yang disampaikan kepada orang atau pihak yang ada di dalam perusahaan atau organisasi format buku.
6.Penyimpanan surat
jika surat sudah selesai diproses surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu misalnya sistem sistem tanggal sistem nomor sistem subjek dan sistem wilayah.
Selasa, 15 Januari 2019
Perlengkapan dalam penanganan surat
penanganan surat di lingkungan perkantoran tentu memerlukan beberapa peralatan dan perlengkapan untuk membuat penanganan tersebut berlangsung optimal berikut adalah beberapa contoh perlengkapan yang harus tersedia dalam kegiatan penanganan surat
1.Baki surat (tray) yakni alat yang berguna sebagai tempat dan di berkas yang ada lagi surat dapat berguna untuk berbagai jenis berkas menurut keperluannya seperti bagi surat keluar bagi surat masuk dan surat tunda bagi surat diletakkan di meja sekretaris dan meja pimpinan yang mudah dijangkau
2.Buku agenda surat masuk dan keluar jika menggunakan sistem buku agenda yakni peralatan untuk mencatat data surat yang masuk ataupun keluar
3.kartu kendali lembar pengantar surat masuk dan lembar pengantar surat rahasia jika menggunakan sistem kartu kendali yakni peralatan untuk mencatat data surat yang masuk ataupun keluar
4.sekretaris desk file kumpulan map dengan kode jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditangani. Kelompok berkas tersebut diantaranya to be correct untuk diperbaiki itu bisa Untuk ditandatangani di bisa untuk dikirimkan arti mendesah important penting dan just info untuk informasi.
5.Alat tulis alat tulis yang banyak digunakan dalam kegiatan surat-menyurat diantaranya bolpoin pensil penggaris kertas atau buku catatan penjepit kertas dan stapler
6.kertas dan amplop jenis kertas yang digunakan dalam kegiatan surat-menyurat dapat berupa kertas polos atau HVS atau kertas yang sudah memiliki kop surat perusahaan atau instansi jenis amplop yang digunakan juga bervariasi mulai dari Ambon standar hingga amplop coklat ukuran besar atau amplop dokumen
7.alat pembuka surat seringkali membuka surat masuk yang tersegel rapi memerlukan usaha tersendiri untuk itu diperlukan keberadaan alat pembuka surat alat pembuka surat dapat berupa alat manual misalnya gunting atau pisau cutter ataupun alat otomatis misalnya mesin pembuka surat elektrik.
8.Stempel. dalam kegiatan surat-menyurat di kantor umumnya digunakan dua jenis stempel yakni stempel agenda dan stempel perusahaan stempel agenda merupakan Stempel yang menunjukkan tanggal terima sedangkan stempel perusahaan menunjukkan nama perusahaan atau instansi yang mengeluarkan surat
9.Buku ekspedisi dan formulir tanda terima buku ekspedisi digunakan dalam penanganan surat pola sentralisasi sistem buku agenda dan pola gabungan sentralisasi dan desentralisasi jika penanganan surat menggunakan pola sentralisasi sistem kartu kendali kartu kendali dapat difungsikan sebagai buku ekspedisi atau formulir tanda terima buku ekspedisi adalah Bukti penerimaan surat yang berbentuk setengah folio dan biasa digunakan oleh instansi pemerintah terdapat dua jenis buku ekspedisi yakni buku ekspedisi intern dan buku ekspedisi ekstern pada penanganan pola surat dan sentralisasi buku ekspedisi tidak digunakan melainkan formulir tanda terima sebagai bukti penerimaan surat formulir tanda terima berbentuk lembaran dan biasanya digunakan oleh perusahaan swasta dengan cara ditempel di depan amplop surat yang dikirimkan setelah surat diterima oleh pihak yang dituju formulir tanda terima kemudian diisi Dan dikirimkan kembali ke perusahaan yang mengirimkan surat.
10.Lembar disposisi yakni Lembar isian yang mencatat instruksi dari pimpinan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima orang yang ditunjuk oleh pimpinan harus Menindaklanjuti surat yang dimaksud dan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut lembar disposisi digunakan pada pola sentralisasi sementara itu disposisi pada surat dengan desentralisasi ditulis langsung pada suratnya.
1.Baki surat (tray) yakni alat yang berguna sebagai tempat dan di berkas yang ada lagi surat dapat berguna untuk berbagai jenis berkas menurut keperluannya seperti bagi surat keluar bagi surat masuk dan surat tunda bagi surat diletakkan di meja sekretaris dan meja pimpinan yang mudah dijangkau
2.Buku agenda surat masuk dan keluar jika menggunakan sistem buku agenda yakni peralatan untuk mencatat data surat yang masuk ataupun keluar
3.kartu kendali lembar pengantar surat masuk dan lembar pengantar surat rahasia jika menggunakan sistem kartu kendali yakni peralatan untuk mencatat data surat yang masuk ataupun keluar
4.sekretaris desk file kumpulan map dengan kode jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditangani. Kelompok berkas tersebut diantaranya to be correct untuk diperbaiki itu bisa Untuk ditandatangani di bisa untuk dikirimkan arti mendesah important penting dan just info untuk informasi.
5.Alat tulis alat tulis yang banyak digunakan dalam kegiatan surat-menyurat diantaranya bolpoin pensil penggaris kertas atau buku catatan penjepit kertas dan stapler
6.kertas dan amplop jenis kertas yang digunakan dalam kegiatan surat-menyurat dapat berupa kertas polos atau HVS atau kertas yang sudah memiliki kop surat perusahaan atau instansi jenis amplop yang digunakan juga bervariasi mulai dari Ambon standar hingga amplop coklat ukuran besar atau amplop dokumen
7.alat pembuka surat seringkali membuka surat masuk yang tersegel rapi memerlukan usaha tersendiri untuk itu diperlukan keberadaan alat pembuka surat alat pembuka surat dapat berupa alat manual misalnya gunting atau pisau cutter ataupun alat otomatis misalnya mesin pembuka surat elektrik.
8.Stempel. dalam kegiatan surat-menyurat di kantor umumnya digunakan dua jenis stempel yakni stempel agenda dan stempel perusahaan stempel agenda merupakan Stempel yang menunjukkan tanggal terima sedangkan stempel perusahaan menunjukkan nama perusahaan atau instansi yang mengeluarkan surat
9.Buku ekspedisi dan formulir tanda terima buku ekspedisi digunakan dalam penanganan surat pola sentralisasi sistem buku agenda dan pola gabungan sentralisasi dan desentralisasi jika penanganan surat menggunakan pola sentralisasi sistem kartu kendali kartu kendali dapat difungsikan sebagai buku ekspedisi atau formulir tanda terima buku ekspedisi adalah Bukti penerimaan surat yang berbentuk setengah folio dan biasa digunakan oleh instansi pemerintah terdapat dua jenis buku ekspedisi yakni buku ekspedisi intern dan buku ekspedisi ekstern pada penanganan pola surat dan sentralisasi buku ekspedisi tidak digunakan melainkan formulir tanda terima sebagai bukti penerimaan surat formulir tanda terima berbentuk lembaran dan biasanya digunakan oleh perusahaan swasta dengan cara ditempel di depan amplop surat yang dikirimkan setelah surat diterima oleh pihak yang dituju formulir tanda terima kemudian diisi Dan dikirimkan kembali ke perusahaan yang mengirimkan surat.
10.Lembar disposisi yakni Lembar isian yang mencatat instruksi dari pimpinan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima orang yang ditunjuk oleh pimpinan harus Menindaklanjuti surat yang dimaksud dan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut lembar disposisi digunakan pada pola sentralisasi sementara itu disposisi pada surat dengan desentralisasi ditulis langsung pada suratnya.
Pola kegiatan administrasi
1.Pola sentralisasi
Pola ini merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat di dalam kantor ada bagian tata usaha atau sekretariat yang bertugas menangani administrasi dari seluruh bagian yang ada di kantor tersebut termasuk menangani surat keluar atau surat masuk bagian ini mempunyai beberapa petugas setiap bertugas menangani suatu bidang pekerjaan juru seperti juru terima surat juru catat dan juru arsip pola ini lebih banyak dipakai pada lembaga pemerintahan dan BUMN tetapi tidak menutup kemungkinan ada pula beberapa lembaga swasta yang menggunakan pola ini.
2.Pola desentralisasi
pola ini mempunyai ciri kegiatan administrasi dilakukan di setiap bagian dari unit yang ada pada kantor artinya tidak ada unit tata usaha atau sekretariat di lingkungan kantor ini semua kegiatan administrasi dilakukan oleh seorang sekretaris atau dibantu oleh beberapa orang administrasi kantor pada unit masing-masing pola ini banyak dianut oleh perusahaan swasta karena lebih efisien dan lebih cepat dalam penanganan administrasinya terdapat dua sistem penanganan surat yang dilakukan di kantor baik kantor yang menerapkan pola sentralisasi maupun desentralisasi yakni sistem buku agenda dan sistem kartu kendali kedua sistem tersebut banyak diterapkan diberbagai perusahaan di Indonesia Meskipun demikian sistem buku agenda merupakan sistem yang paling banyak digunakan sementara itu sistem kartu kendali umumnya digunakan di lingkungan kantor yang kegiatan surat-menyurat nya sangat tinggi misalnya di beberapa kantor pemerintah sistem buku agenda dan sistem kartu kendali sudah berlangsung sejak lama di Indonesia sistem buku agenda diberlakukan sejak era pemerintahan Hindia Belanda sistem ini digunakan untuk menggantikan sistem coolpad yang lebih dulu digunakan sementara itu sistem kartu kendali diciptakan oleh Arnaz Arsip Nasional ini dikenal dengan sebagai Anri Arsip Nasional Republik Indonesia pada 1971 sistem kartu kendali merupakan hasil kerjasama antara Arnold dan laten lembaga administrasi negara sistem ini dibuat dengan tujuan mengatasi kekurangan sistem buku agenda yang hanya memungkinkan pencatatan surat dilakukan oleh satu orang saja sistem buku agenda yang hanya dipegang oleh satu orang tentu tidak memungkinkan untuk menangani surat dengan jumlah yang sangat banyak dalam waktu cepat Oleh sebab itu sistem kartu kendali mengakomodasi penanganan surat dengan mampu melibatkan banyak orang sehingga proses penanganan surat semakin cepat dengan demikian pelayanan surat terhadap masyarakat akan semakin optimal.
Pola ini merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat di dalam kantor ada bagian tata usaha atau sekretariat yang bertugas menangani administrasi dari seluruh bagian yang ada di kantor tersebut termasuk menangani surat keluar atau surat masuk bagian ini mempunyai beberapa petugas setiap bertugas menangani suatu bidang pekerjaan juru seperti juru terima surat juru catat dan juru arsip pola ini lebih banyak dipakai pada lembaga pemerintahan dan BUMN tetapi tidak menutup kemungkinan ada pula beberapa lembaga swasta yang menggunakan pola ini.
2.Pola desentralisasi
pola ini mempunyai ciri kegiatan administrasi dilakukan di setiap bagian dari unit yang ada pada kantor artinya tidak ada unit tata usaha atau sekretariat di lingkungan kantor ini semua kegiatan administrasi dilakukan oleh seorang sekretaris atau dibantu oleh beberapa orang administrasi kantor pada unit masing-masing pola ini banyak dianut oleh perusahaan swasta karena lebih efisien dan lebih cepat dalam penanganan administrasinya terdapat dua sistem penanganan surat yang dilakukan di kantor baik kantor yang menerapkan pola sentralisasi maupun desentralisasi yakni sistem buku agenda dan sistem kartu kendali kedua sistem tersebut banyak diterapkan diberbagai perusahaan di Indonesia Meskipun demikian sistem buku agenda merupakan sistem yang paling banyak digunakan sementara itu sistem kartu kendali umumnya digunakan di lingkungan kantor yang kegiatan surat-menyurat nya sangat tinggi misalnya di beberapa kantor pemerintah sistem buku agenda dan sistem kartu kendali sudah berlangsung sejak lama di Indonesia sistem buku agenda diberlakukan sejak era pemerintahan Hindia Belanda sistem ini digunakan untuk menggantikan sistem coolpad yang lebih dulu digunakan sementara itu sistem kartu kendali diciptakan oleh Arnaz Arsip Nasional ini dikenal dengan sebagai Anri Arsip Nasional Republik Indonesia pada 1971 sistem kartu kendali merupakan hasil kerjasama antara Arnold dan laten lembaga administrasi negara sistem ini dibuat dengan tujuan mengatasi kekurangan sistem buku agenda yang hanya memungkinkan pencatatan surat dilakukan oleh satu orang saja sistem buku agenda yang hanya dipegang oleh satu orang tentu tidak memungkinkan untuk menangani surat dengan jumlah yang sangat banyak dalam waktu cepat Oleh sebab itu sistem kartu kendali mengakomodasi penanganan surat dengan mampu melibatkan banyak orang sehingga proses penanganan surat semakin cepat dengan demikian pelayanan surat terhadap masyarakat akan semakin optimal.
Pengertian surat masuk dan keluar dan sistem pengelolaan surat
Kegiatan korespondensi atau surat-menyurat merupakan suatu hal yang tak dapat lepas dalam kegiatan perkantoran besar kecilnya perusahaan dapat dilihat dari banyak sedikitnya surat-surat yang terdapat di perusahaan tersebut baik surat-surat yang masuk maupun surat-surat yang keluar jika surat-surat yang ditangani jumlahnya sangat banyak gagal mencapai ratusan surat setiap harinya hal tersebut menandakan bahwa kantor tersebut adalah perusahaan besar sementara jika yang ditangani hanya sedikit surat bakar di perusahaan tersebut relatif kecil surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi atau perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi sementara itu surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan atau dibuat suatu organisasi atau perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain baik perseorangan maupun kelompok sebagian besar surat berbentuk lembaran kertas ada yang lembarannya tipis sedang ataupun tebal dalam surat tergantung berbagai macam informasi sesuai dengan kepentingan masing-masing misalnya surat dinas dan surat niaga yang terbagi lagi menjadi beberapa jenis surat berdasarkan tujuan penulisannya semuanya dapat digolongkan sebagai dokumen penting ada pula dokumen yang sifatnya vital atau sangat penting dan tidak boleh hilang untuk seumur hidup Apabila dokumen tersebut sampai hilang pemiliknya akan mengalami kesulitan contoh dokumen vital tersebut adalah ijazah akta surat tanah dan lain sebagainya Oleh karena itu Supaya surat-surat tersebut tidak hilang atau rusak maka saat diperlukan adanya tata cara yang baik dan sistematis yang mengatur tentang surat-surat tersebut sehingga baik fisik maupun informasi suatu surat dapat diselamatkan dan mempunyai manfaat bagi semuanya setiap hari setiap kantor akan tercipta surat Mungkin suatu hari ada 1 surat 2 surat Quran surat bakar ratusan surat Setiap perusahaan tentu saja berbeda jumlah suratnya semakin besar perusahaan tersebut semakin banyak surat yang harus ditangani setiap harinya dapat dibayangkan apabila suatu perusahaan setiap harinya menangani surat dalam jumlah ratusan misalnya satu hari 500 surat arti dalam satu minggu kurang lebih 2500 surat yang ditangani dalam sebulan kurang lebih 10000 surat dan 1 tahun bisa mencapai sekitar 120 ribu surat jumlah yang banyak tersebut jika tidak ditangani dengan baik tentunya akan dapat merugikan banyak pihak khususnya bagi perusahaan yang bersangkutan kerugian kerugian jika tidak adanya penanganan surat yang baik adalah sebagai berikut surat dan informasi bisa hilang kantor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas yang tidak tertata surat sulit ditemukan jika dicari karena letaknya tidak disusun dengan teratur sementara itu manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya penanganan surat yang baik diantaranya surat akan tercatat dengan baik prosedur penanganan surat jelas surat akan tersimpan baik sehingga mudah ditemukan dan rahasia akan terjaga.
Pengelolaan
1.sistem agenda
buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar dalam satu tahun petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris Terdapat tiga jenis buku agenda yaitu sebagai berikut a buku agenda tunggal atau campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman B buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri sendiri C buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri istilah-istilah yang terdapat dalam buku agenda yaitu sebagai berikut buku verbal yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun disebut juga buku agenda keluar petugas yang disebut balis buku ekspedisi yaitu buku yang dipergunakan untuk Mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat tugasnya disebut expeditor C buku arsip atau karakter yaitu buku-buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan berlaku konsep yaitu blangko atau formulir yang dipergunakan khusus untuk membuat konsep surat berlaku surat yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak untuk membuat surat yang akan dikirim kan kita klik yaitu surat tanda biasanya parah dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan agenda yaitu segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku agenda tersebut.
prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut a penerimaan surat penerimaan surat dapat dilakukan oleh bagian depan kantor atau front office seperti satpam dan resepsionis kegiatan penerimaan surat mulai dari penerima menerima sampai penyimpanan arsip tugas penerima surat adalah mengumpulkan setiap surat yang masuk meneliti ketepatan alamat menandatangani bukti pengiriman surat diterima B penyortiran surat setelah surat diterima dari resepsionis Lahirnya Surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju jika surat itu untuk seorang perseorangan dan menyangkut masalah pribadi maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan atau organisasi maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut C pencatatan surat pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda bertugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa penting atau rahasia untuk surat rahasia petugas tidak diperbolehkan membaca surat kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan pencatatan ini sangat penting dilakukan karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari Minggu bulan dan tahun di kemudahan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan setelah didata Selanjutnya petugas membuka stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat kemudian bertugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses kerajinan dari serat tersebut beri pengarahan surat pengarang cerita dalam menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat-surat dilakukan oleh pimpinan karena pimpinan lah yang akan bertanggung jawab terhadap penanganan surat tersebut pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi dan meneruskan Siapa yang harus memproses surat tersebut lembar disposisi lembar disposisi adalah Lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain yang ditunjuk oleh pimpinan untuk Menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut penyampaian surat jika pimpinan sedang menuliskan intruksinya di Lembar disposisi maka surat tersebut berikut lembar disposisi yang diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di Lembar disposisi jika orang yang dimaksud tersebut lebih dari satu sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan surat nya saat surat tersebut diberikan kepada orang yang telah ditunjuk maka yang menerima harus menandatangani Bukti penerimaan di buku ekspedisi intern.
2.Sistem kartu kendali
pengurusan surat dengan menggunakan kartu kendali disebut sistem kearsipan pola baru atau sistem kartu kendali kartu kendali diperkenalkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia Anri dan lembaga administrasi negara lain sejak tahun 1970-an pengurusan surat dengan sistem kartu kendali atau sistem kearsipan pola baru adalah pengurusan surat dengan menggunakan kartu kendali sebagai sarana pengendalian penataan arsip dengan pola klasifikasi dan penyusutan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip kartu kendali adalah formulir yang berukuran 10 * 15 cm berisi kolom-kolom untuk mencatat dan mengendalikan surat masuk dan surat keluar kartu kendali minimal rangkap dua atau sesuai kebutuhan masing-masing organisasi Beberapa kelebihan sistem pengendalian surat dengan menggunakan kartu kendali adalah pencatatan surat cukup sekali yaitu pada unit kearsipan karena menderita karena ukurannya kecil karena dapat digunakan untuk sarana penelusuran keberadaan arsip sedangkan kelemahannya adalah dibutuhkan banyak petugas arsip harus memiliki kemampuan mengelola informasi jumlah sarana yang dibutuhkan relatif lebih banyak dan sarana kartu kendali mudah hilang karena batuk lembaran proses penanganan surat masuk penting menggunakan kartu dari sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di setiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu yaitu unit kearsipan hal ini hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya dalam pelaksanaannya kalau satu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar pada unit kearsipan misalnya kepala tata usaha tugas pengarah surat antara lain sebagai berikut menerima surat yang telah di Lampiri kartu kendali 2 dan 3 serta pemerintah ketiga sebagai bukti surat sudah diterima menentukan arah surat kepada siapa atau ke Unit mana surat diteruskan mengisi kolom indeks kode dan pengelola pada kartu kendali mengambil kartu kendali dibuat dan disimpan disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan Setelah 1 tahun jilid meneruskan surat beserta kartu kendali 3 kepada unit pengolah atau unit kerja menerima surat yang sudah selesai diproses ke oleh unit pengolah dan menukarkan kedua dengan kata 3 menyerahkan surat yang sudah selesai diproses ke penata artistik atau arsip arisan menukarkan ketiga dengan kakak satu menyampaikan surat izin pengelola penyimpanan atau penataan arsip tugas mendatar sempat cibarusah adalah sebagai berikut menerima kartu kendali satu yang telah di paraf tata usaha unit pengolah dan si disimpan di kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah menerima surat yang sudah selesai diproses oleh Unit Pengelola dan menukar kartu kendali satu dengan kartu kendali 3 menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu.
Pengelolaan
1.sistem agenda
buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar dalam satu tahun petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris Terdapat tiga jenis buku agenda yaitu sebagai berikut a buku agenda tunggal atau campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman B buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri sendiri C buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri istilah-istilah yang terdapat dalam buku agenda yaitu sebagai berikut buku verbal yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun disebut juga buku agenda keluar petugas yang disebut balis buku ekspedisi yaitu buku yang dipergunakan untuk Mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat tugasnya disebut expeditor C buku arsip atau karakter yaitu buku-buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan berlaku konsep yaitu blangko atau formulir yang dipergunakan khusus untuk membuat konsep surat berlaku surat yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak untuk membuat surat yang akan dikirim kan kita klik yaitu surat tanda biasanya parah dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan agenda yaitu segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku agenda tersebut.
prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut a penerimaan surat penerimaan surat dapat dilakukan oleh bagian depan kantor atau front office seperti satpam dan resepsionis kegiatan penerimaan surat mulai dari penerima menerima sampai penyimpanan arsip tugas penerima surat adalah mengumpulkan setiap surat yang masuk meneliti ketepatan alamat menandatangani bukti pengiriman surat diterima B penyortiran surat setelah surat diterima dari resepsionis Lahirnya Surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju jika surat itu untuk seorang perseorangan dan menyangkut masalah pribadi maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan atau organisasi maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut C pencatatan surat pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda bertugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa penting atau rahasia untuk surat rahasia petugas tidak diperbolehkan membaca surat kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan pencatatan ini sangat penting dilakukan karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari Minggu bulan dan tahun di kemudahan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan setelah didata Selanjutnya petugas membuka stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat kemudian bertugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses kerajinan dari serat tersebut beri pengarahan surat pengarang cerita dalam menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat-surat dilakukan oleh pimpinan karena pimpinan lah yang akan bertanggung jawab terhadap penanganan surat tersebut pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi dan meneruskan Siapa yang harus memproses surat tersebut lembar disposisi lembar disposisi adalah Lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain yang ditunjuk oleh pimpinan untuk Menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut penyampaian surat jika pimpinan sedang menuliskan intruksinya di Lembar disposisi maka surat tersebut berikut lembar disposisi yang diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di Lembar disposisi jika orang yang dimaksud tersebut lebih dari satu sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan surat nya saat surat tersebut diberikan kepada orang yang telah ditunjuk maka yang menerima harus menandatangani Bukti penerimaan di buku ekspedisi intern.
2.Sistem kartu kendali
pengurusan surat dengan menggunakan kartu kendali disebut sistem kearsipan pola baru atau sistem kartu kendali kartu kendali diperkenalkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia Anri dan lembaga administrasi negara lain sejak tahun 1970-an pengurusan surat dengan sistem kartu kendali atau sistem kearsipan pola baru adalah pengurusan surat dengan menggunakan kartu kendali sebagai sarana pengendalian penataan arsip dengan pola klasifikasi dan penyusutan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip kartu kendali adalah formulir yang berukuran 10 * 15 cm berisi kolom-kolom untuk mencatat dan mengendalikan surat masuk dan surat keluar kartu kendali minimal rangkap dua atau sesuai kebutuhan masing-masing organisasi Beberapa kelebihan sistem pengendalian surat dengan menggunakan kartu kendali adalah pencatatan surat cukup sekali yaitu pada unit kearsipan karena menderita karena ukurannya kecil karena dapat digunakan untuk sarana penelusuran keberadaan arsip sedangkan kelemahannya adalah dibutuhkan banyak petugas arsip harus memiliki kemampuan mengelola informasi jumlah sarana yang dibutuhkan relatif lebih banyak dan sarana kartu kendali mudah hilang karena batuk lembaran proses penanganan surat masuk penting menggunakan kartu dari sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di setiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu yaitu unit kearsipan hal ini hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya dalam pelaksanaannya kalau satu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar pada unit kearsipan misalnya kepala tata usaha tugas pengarah surat antara lain sebagai berikut menerima surat yang telah di Lampiri kartu kendali 2 dan 3 serta pemerintah ketiga sebagai bukti surat sudah diterima menentukan arah surat kepada siapa atau ke Unit mana surat diteruskan mengisi kolom indeks kode dan pengelola pada kartu kendali mengambil kartu kendali dibuat dan disimpan disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan Setelah 1 tahun jilid meneruskan surat beserta kartu kendali 3 kepada unit pengolah atau unit kerja menerima surat yang sudah selesai diproses ke oleh unit pengolah dan menukarkan kedua dengan kata 3 menyerahkan surat yang sudah selesai diproses ke penata artistik atau arsip arisan menukarkan ketiga dengan kakak satu menyampaikan surat izin pengelola penyimpanan atau penataan arsip tugas mendatar sempat cibarusah adalah sebagai berikut menerima kartu kendali satu yang telah di paraf tata usaha unit pengolah dan si disimpan di kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah menerima surat yang sudah selesai diproses oleh Unit Pengelola dan menukar kartu kendali satu dengan kartu kendali 3 menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu.
Menggunakan objek dan warna
1.Menyiapkan word art
peta dapat digunakan untuk menambahkan efek teks khusus ke dokumen sebagai contoh dapat merenggang Judul teks miring membuat teks sesuai dengan bentuk yang telah ditetapkan atau menerapkan gradient fill word art menjadi objek yang dapat dipindahkan atau diberikan dalam dokumen untuk menambahkan hiasan atau penekanan word juga dapat memodifikasi atau menambahkan teks dalam objek word art yang ada kapanpun diinginkan langkah-langkah untuk menggunakan word sebagai berikut pada tab insert di bagian teks group clipboard art drop down menu akan muncul klik jenis Word yang diinginkan.
2.Menyisipkan clip art
clip art dapat dimasukkan atau disalin ke dalam dokumen dari berbagai sumber termasuk download dari situs web penyedia clip art disalin dari halaman web atau dimasukkan dari folder di mana gambar akan disimpan langkah-langkah menyisipkan clip art sebagai berikut pada tab insert dibagian Illustration grup klik clip art clip art akan muncul di sebelah kanan layar pada kotak server ketik kata atau frase yang menggambarkan clip art yang diinginkan klik pada daftar hasil klik ganda pada clip art untuk disisipkan ke dalam dokumen.
3.Menyisipkan gambar dari file
untuk menyisipkan gambar yang disimpan di komputer Masukkan dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut Klik di mana ingin memasukkan gambar dalam dokumen pada tab insert dibagian Illustration grup klik picture cari gambar yang ingin disisipkan contoh file gambar yang terletak di my document klik ganda gambar yang ingin dimasukkan dan akan muncul dalam dokumen.
4.Membuat smart grafis
Adapun langkah-langkah untuk membuat gambar smart grafik sebagai berikut pada tab insert dapat dalam ilustrasi grup Klin smart art pada kotak dialog choose a smartart graphic klik jenis dan tata letak yang diinginkan Masukkan teks dengan melakukan Salah satu hal berikut klik teks di panel teks dan kemudian ketik teks salin teks dari lokasi lain klik teks-teks dan kemudian paste text
-Menyimpan dokumen
*langkah-langkah untuk menyimpan dokumen adalah dalam format yang digunakan oleh Microsoft Word 2010 dan 2007 sebagai berikut klik tab file klik save as pada kotak Vietnam Masukkan nama dokumen klik save untuk menyimpan dokumen sehingga tempat dengan Microsoft Word 2003 atau sebelumnya lakukan langkah sebagai berikut klik tab file klik save as pada save as type listrik Word 97-2003 Document hal ini akan mengubah format file dari docx ke doc pada kotak file name ketik nama untuk dokumen klik save.
-Mencetak dokumen
setelah naskah pada lembar worksheet selesai Langkah terakhir yaitu mencetak naskah atau dokumen sebelum mencetak dokumen lakukanlah pengecekan naskah dengan print preview terlebih dahulu atau mati ditampilkan saat klik pada tab print Setiap kali membuat perubahan ke pengaturan cetak.
*preview secara otomatis diperbarui
Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut klik tabel kemudian klik print untuk kembali ke dokumen klik tab file dari dokumen secara otomatis muncul untuk melihat halaman masing-masing klik panah di bawah print file tab print adalah menu untuk memastikan bagian apa saja yang ingin dicetak.
*Langkah-langkah untuk Mencetak dokumen sebagai berikut
klik tabel klik perintah print untuk mencetak dokumen klik tombol print Untuk cetak dokumen dan ini menunjukkan printer yang sedang dipilih ketika akan menampilkan printer lainnya yang tersedia pengaturan ini menunjukkan menu dropdown yang sedang dipilih tidak hanya menunjukkan nama fitur menu dropdown ini menunjukkan apa status itu Rini dan menggambarkannya.
peta dapat digunakan untuk menambahkan efek teks khusus ke dokumen sebagai contoh dapat merenggang Judul teks miring membuat teks sesuai dengan bentuk yang telah ditetapkan atau menerapkan gradient fill word art menjadi objek yang dapat dipindahkan atau diberikan dalam dokumen untuk menambahkan hiasan atau penekanan word juga dapat memodifikasi atau menambahkan teks dalam objek word art yang ada kapanpun diinginkan langkah-langkah untuk menggunakan word sebagai berikut pada tab insert di bagian teks group clipboard art drop down menu akan muncul klik jenis Word yang diinginkan.
2.Menyisipkan clip art
clip art dapat dimasukkan atau disalin ke dalam dokumen dari berbagai sumber termasuk download dari situs web penyedia clip art disalin dari halaman web atau dimasukkan dari folder di mana gambar akan disimpan langkah-langkah menyisipkan clip art sebagai berikut pada tab insert dibagian Illustration grup klik clip art clip art akan muncul di sebelah kanan layar pada kotak server ketik kata atau frase yang menggambarkan clip art yang diinginkan klik pada daftar hasil klik ganda pada clip art untuk disisipkan ke dalam dokumen.
3.Menyisipkan gambar dari file
untuk menyisipkan gambar yang disimpan di komputer Masukkan dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut Klik di mana ingin memasukkan gambar dalam dokumen pada tab insert dibagian Illustration grup klik picture cari gambar yang ingin disisipkan contoh file gambar yang terletak di my document klik ganda gambar yang ingin dimasukkan dan akan muncul dalam dokumen.
4.Membuat smart grafis
Adapun langkah-langkah untuk membuat gambar smart grafik sebagai berikut pada tab insert dapat dalam ilustrasi grup Klin smart art pada kotak dialog choose a smartart graphic klik jenis dan tata letak yang diinginkan Masukkan teks dengan melakukan Salah satu hal berikut klik teks di panel teks dan kemudian ketik teks salin teks dari lokasi lain klik teks-teks dan kemudian paste text
-Menyimpan dokumen
*langkah-langkah untuk menyimpan dokumen adalah dalam format yang digunakan oleh Microsoft Word 2010 dan 2007 sebagai berikut klik tab file klik save as pada kotak Vietnam Masukkan nama dokumen klik save untuk menyimpan dokumen sehingga tempat dengan Microsoft Word 2003 atau sebelumnya lakukan langkah sebagai berikut klik tab file klik save as pada save as type listrik Word 97-2003 Document hal ini akan mengubah format file dari docx ke doc pada kotak file name ketik nama untuk dokumen klik save.
-Mencetak dokumen
setelah naskah pada lembar worksheet selesai Langkah terakhir yaitu mencetak naskah atau dokumen sebelum mencetak dokumen lakukanlah pengecekan naskah dengan print preview terlebih dahulu atau mati ditampilkan saat klik pada tab print Setiap kali membuat perubahan ke pengaturan cetak.
*preview secara otomatis diperbarui
Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut klik tabel kemudian klik print untuk kembali ke dokumen klik tab file dari dokumen secara otomatis muncul untuk melihat halaman masing-masing klik panah di bawah print file tab print adalah menu untuk memastikan bagian apa saja yang ingin dicetak.
*Langkah-langkah untuk Mencetak dokumen sebagai berikut
klik tabel klik perintah print untuk mencetak dokumen klik tombol print Untuk cetak dokumen dan ini menunjukkan printer yang sedang dipilih ketika akan menampilkan printer lainnya yang tersedia pengaturan ini menunjukkan menu dropdown yang sedang dipilih tidak hanya menunjukkan nama fitur menu dropdown ini menunjukkan apa status itu Rini dan menggambarkannya.
Jenis-jenis surat niaga
1.Surat perkenalan
Surat perkenalan adalah surat yang isinya bertujuan untuk memperkenalkan hasil produksi suatu perusahaan yang dilengkapi dengan keterangan lengkap dari penjual kepada para calon pembeli surat perkenalan biasanya disampaikan pada kurun waktu tertentu agar produk baru dari perusahaan yang bersangkutan dapat berkembang dan menarik minat pasar syarat-syarat membuat surat perkenalan adalah sebagai berikut
1.Menggunakan bahasa yang sopan dan hormat jelas singkat tetapi padat
2.Memperkenalkan nama perusahaan alamat perusahaan nomor telepon bidang usaha dan manfaat atas barang atau jasa yang diperkenalkan.
3.Mencatumkan Kapan perusahaan itu mulai bergerak dalam usahanya.
4.Memberikan gambaran kemampuan yang dimiliki tenaga ahli dan peralatan yang dipakai.
5.Mencatumkan pekerjaan atau proyek yang pernah ditangani.
6.Harus dapat menyakinkan pembaca atau penerima surat bahwa barang atau jasa yang diproduksi berkualitas tinggi dan telah banyak digunakan khalayak banyak.
7.Mencantumkan sertifikat iso jika ada.
8.Khusus untuk instansi pemerintah berkas-berkas seperti tanda daftar rekanan (TDR) surat izin usaha perdagangan (SIUP), dan Nomor Pokok Wajib Pajak harus dilampirkan
2.Surat permintaan penawaran
surat permintaan penawaran adalah surat yang dibuat calon pembeli dan dikirimkan kepada penjual surat ini berisi tentang permintaan informasi mengenai harga syarat jual beli dan katalog dari barang atau jasa tertentu yang dibutuhkan surat permintaan penawaran merupakan tahap awal dari proses terjadinya transaksi bisnis karena ketika calon pembeli meminta keterangan mengenai barang dan jasa yang akan dibeli akan ada respons dari penjual untuk menerangkan hal-hal apa yang ingin diketahui oleh calon pembeli surat permintaan penawaran dibuat dalam bahasa sederhana tetapi isinya harus jelas agar penjual mengetahui secara pasti apa yang diinginkan calon pembeli terdapat beberapa langkah yang perlu diperhatikan dalam menyusun surat permintaan daftar harga yakni sebagai berikut menetapkan lebih dulu jenis barang atau jasa yang diperlukan Berdasarkan informasi dari iklan surat perkenalan atau penawaran melalui telepon menentukan kapan barang tersebut diperlukan menanyakan syarat pembayaran dan penyerahan barang menanyakan informasi pemberian potongan harga meminta informasi terkait cara pengiriman barang menanyakan apa yang diperlukan untuk melengkapi surat permintaan tersebut menanyakan kemudahan yang diperoleh pembeli seperti servis gratis garansi dan layanan purna jual after sales service menanyakan layanan jasa lain yang dapat diberikan oleh penjual meminta daftar harga selebaran leaflet brosur katalog sampel atau monster contoh barang dagangan yang dibutuhkan.
3.Surat penawaran
surat penawaran adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi penawaran barang atau jasa surat penawaran dibuat karena dua alasan berikut surat penawaran dibuat atas inisiatif menjual karena adanya produk barang atau jasa yang harus dijual surat ini kedudukannya lemah sehingga harus menggunakan bahasa yang menarik surat penawaran merupakan balasan dari surat permintaan penawaran yang isinya menerangkan hal-hal yang ditanyakan oleh calon pembeli pada surat ini hal-hal atau informasi yang dapat menarik calon pembeli dapat ditambahkan surat penawaran yang baik dan efektif harus informative sekaligus menarik minat calon pembeli di saat yang bersamaan untuk menyusun surat penawaran yang baik dan efektif berikut adalah beberapa cara yang dapat dilakukan menggunakan gaya bahasa yang menarik untuk menimbulkan minat calon pembeli memerinci barang yang ditawarkan dengan keterangan yang lengkap dan sebaiknya dilampiri gambar-gambar produk untuk menghindari keraguan calon pembeli merekomendasikan bahwa barang tersebut bermutu tinggi dan merupakan keharusan untuk memilikinya menjamin ketentuan harga cara pengiriman penyerahan barang dan pelayanan yang menarik memberikan potongan harga yang menarik dengan syarat pembayaran yang mudah dan ringan mencantumkan sifat penawar barang atau jasa penawaran bebas penawaran terikat dan penawaran berjangka penawaran bebas adalah Apabila waktu-waktu terjadi perubahan harga barang yang ditawarkan penjual tidak perlu memberitahukan terlebih dahulu penawaran terikat adalah penawaran tetap yaitu Apabila terjadi perubahan di kemudian hari pembeli harus diberitahukan terlebih dahulu penawaran berjangka adalah penawaran yang hanya berlaku pada waktu tertentu.
4.Surat pesanan
surat pesanan adalah surat yang isinya memesan barang atau jasa tertentu dari pembeli kepada penjual biasanya pesanan dilakukan setelah menerima surat permintaan penawaran atau daftar harga surat pesanan adalah surat yang berasal dari pembeli sehingga kedudukannya sebelum melakukan pesanan pembelian pembeli harus mempertimbangkan hal-hal berikut Apakah harga yang ditawarkan sesuai atau tidak Sehingga nantinya dapat menguntungkan perusahaan syarat-syarat yang ada dalam surat penawaran Apakah dapat diterima atau tidak keadaan keuangan Apakah Persediaan uang mencukupi atau tidak Apakah barang diproses sesuai dengan kebutuhan semua pertimbangan tersebut bertujuan agar jangan sampai perusahaan menderita kerugian jika segala sesuatu dengan jelas dan keuangan sudah memungkinkan barulah Membuat surat pesanan surat pesanan harus menyebutkan dengan jelas singkat dan sopan mengenai segala sesuatu yang menyangkut pesanan yaitu banyaknya pesanan cara pembayaran nama jenis tipe dan ciri-ciri lain dari barang yang dipesan cara pengiriman atau cara penyerahan yang dikehendaki serta waktu penyerahan atau waktu pengiriman yang diinginkan.
5.Surat konfirmasi pesanan
setelah menerima surat pesanan atau via telepon atau faksimile dari calon pembeli penjual perlu memastikan sejauh mana kebenaran pesanan tersebut caranya ialah dengan membuat surat yang disebut surat konfirmasi pesanan surat konfirmasi pesanan merupakan data yang diisi oleh penjual berdasarkan surat pesanan atau via telepon dari pemesan tentang pesanan yang terdiri atas nama barang jumlah harga dan syarat jual beli lainnya seperti tempat penyerahan waktu penyerahan dan cara pembayaran kemudian surat tersebut dikirimkan kepada pemesan untuk memperoleh kepastian tentang pertahanan serta ketentuan jual beli yang diinginkan penjual seperti yang dicantumkan di dalam surat konfirmasi tersebut jika pesanan itu benar dan persyaratan tambahan dari penjual juga dapat disetujui oleh pemesan pemesan harus membubuhkan tanda tangannya pada surat konfirmasi sebagai tanda persetujuan pembelian kemudian lembar aslinya harus dikembalikan kepada penjual sebagai bukti otentik pesanan yang fungsinya sama dengan surat pesanan dengan demikian penjual tidak ragu lagi untuk membuat faktur dan mengirimkan barangnya kepada pemesan.
Surat perkenalan adalah surat yang isinya bertujuan untuk memperkenalkan hasil produksi suatu perusahaan yang dilengkapi dengan keterangan lengkap dari penjual kepada para calon pembeli surat perkenalan biasanya disampaikan pada kurun waktu tertentu agar produk baru dari perusahaan yang bersangkutan dapat berkembang dan menarik minat pasar syarat-syarat membuat surat perkenalan adalah sebagai berikut
1.Menggunakan bahasa yang sopan dan hormat jelas singkat tetapi padat
2.Memperkenalkan nama perusahaan alamat perusahaan nomor telepon bidang usaha dan manfaat atas barang atau jasa yang diperkenalkan.
3.Mencatumkan Kapan perusahaan itu mulai bergerak dalam usahanya.
4.Memberikan gambaran kemampuan yang dimiliki tenaga ahli dan peralatan yang dipakai.
5.Mencatumkan pekerjaan atau proyek yang pernah ditangani.
6.Harus dapat menyakinkan pembaca atau penerima surat bahwa barang atau jasa yang diproduksi berkualitas tinggi dan telah banyak digunakan khalayak banyak.
7.Mencantumkan sertifikat iso jika ada.
8.Khusus untuk instansi pemerintah berkas-berkas seperti tanda daftar rekanan (TDR) surat izin usaha perdagangan (SIUP), dan Nomor Pokok Wajib Pajak harus dilampirkan
2.Surat permintaan penawaran
surat permintaan penawaran adalah surat yang dibuat calon pembeli dan dikirimkan kepada penjual surat ini berisi tentang permintaan informasi mengenai harga syarat jual beli dan katalog dari barang atau jasa tertentu yang dibutuhkan surat permintaan penawaran merupakan tahap awal dari proses terjadinya transaksi bisnis karena ketika calon pembeli meminta keterangan mengenai barang dan jasa yang akan dibeli akan ada respons dari penjual untuk menerangkan hal-hal apa yang ingin diketahui oleh calon pembeli surat permintaan penawaran dibuat dalam bahasa sederhana tetapi isinya harus jelas agar penjual mengetahui secara pasti apa yang diinginkan calon pembeli terdapat beberapa langkah yang perlu diperhatikan dalam menyusun surat permintaan daftar harga yakni sebagai berikut menetapkan lebih dulu jenis barang atau jasa yang diperlukan Berdasarkan informasi dari iklan surat perkenalan atau penawaran melalui telepon menentukan kapan barang tersebut diperlukan menanyakan syarat pembayaran dan penyerahan barang menanyakan informasi pemberian potongan harga meminta informasi terkait cara pengiriman barang menanyakan apa yang diperlukan untuk melengkapi surat permintaan tersebut menanyakan kemudahan yang diperoleh pembeli seperti servis gratis garansi dan layanan purna jual after sales service menanyakan layanan jasa lain yang dapat diberikan oleh penjual meminta daftar harga selebaran leaflet brosur katalog sampel atau monster contoh barang dagangan yang dibutuhkan.
3.Surat penawaran
surat penawaran adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi penawaran barang atau jasa surat penawaran dibuat karena dua alasan berikut surat penawaran dibuat atas inisiatif menjual karena adanya produk barang atau jasa yang harus dijual surat ini kedudukannya lemah sehingga harus menggunakan bahasa yang menarik surat penawaran merupakan balasan dari surat permintaan penawaran yang isinya menerangkan hal-hal yang ditanyakan oleh calon pembeli pada surat ini hal-hal atau informasi yang dapat menarik calon pembeli dapat ditambahkan surat penawaran yang baik dan efektif harus informative sekaligus menarik minat calon pembeli di saat yang bersamaan untuk menyusun surat penawaran yang baik dan efektif berikut adalah beberapa cara yang dapat dilakukan menggunakan gaya bahasa yang menarik untuk menimbulkan minat calon pembeli memerinci barang yang ditawarkan dengan keterangan yang lengkap dan sebaiknya dilampiri gambar-gambar produk untuk menghindari keraguan calon pembeli merekomendasikan bahwa barang tersebut bermutu tinggi dan merupakan keharusan untuk memilikinya menjamin ketentuan harga cara pengiriman penyerahan barang dan pelayanan yang menarik memberikan potongan harga yang menarik dengan syarat pembayaran yang mudah dan ringan mencantumkan sifat penawar barang atau jasa penawaran bebas penawaran terikat dan penawaran berjangka penawaran bebas adalah Apabila waktu-waktu terjadi perubahan harga barang yang ditawarkan penjual tidak perlu memberitahukan terlebih dahulu penawaran terikat adalah penawaran tetap yaitu Apabila terjadi perubahan di kemudian hari pembeli harus diberitahukan terlebih dahulu penawaran berjangka adalah penawaran yang hanya berlaku pada waktu tertentu.
4.Surat pesanan
surat pesanan adalah surat yang isinya memesan barang atau jasa tertentu dari pembeli kepada penjual biasanya pesanan dilakukan setelah menerima surat permintaan penawaran atau daftar harga surat pesanan adalah surat yang berasal dari pembeli sehingga kedudukannya sebelum melakukan pesanan pembelian pembeli harus mempertimbangkan hal-hal berikut Apakah harga yang ditawarkan sesuai atau tidak Sehingga nantinya dapat menguntungkan perusahaan syarat-syarat yang ada dalam surat penawaran Apakah dapat diterima atau tidak keadaan keuangan Apakah Persediaan uang mencukupi atau tidak Apakah barang diproses sesuai dengan kebutuhan semua pertimbangan tersebut bertujuan agar jangan sampai perusahaan menderita kerugian jika segala sesuatu dengan jelas dan keuangan sudah memungkinkan barulah Membuat surat pesanan surat pesanan harus menyebutkan dengan jelas singkat dan sopan mengenai segala sesuatu yang menyangkut pesanan yaitu banyaknya pesanan cara pembayaran nama jenis tipe dan ciri-ciri lain dari barang yang dipesan cara pengiriman atau cara penyerahan yang dikehendaki serta waktu penyerahan atau waktu pengiriman yang diinginkan.
5.Surat konfirmasi pesanan
setelah menerima surat pesanan atau via telepon atau faksimile dari calon pembeli penjual perlu memastikan sejauh mana kebenaran pesanan tersebut caranya ialah dengan membuat surat yang disebut surat konfirmasi pesanan surat konfirmasi pesanan merupakan data yang diisi oleh penjual berdasarkan surat pesanan atau via telepon dari pemesan tentang pesanan yang terdiri atas nama barang jumlah harga dan syarat jual beli lainnya seperti tempat penyerahan waktu penyerahan dan cara pembayaran kemudian surat tersebut dikirimkan kepada pemesan untuk memperoleh kepastian tentang pertahanan serta ketentuan jual beli yang diinginkan penjual seperti yang dicantumkan di dalam surat konfirmasi tersebut jika pesanan itu benar dan persyaratan tambahan dari penjual juga dapat disetujui oleh pemesan pemesan harus membubuhkan tanda tangannya pada surat konfirmasi sebagai tanda persetujuan pembelian kemudian lembar aslinya harus dikembalikan kepada penjual sebagai bukti otentik pesanan yang fungsinya sama dengan surat pesanan dengan demikian penjual tidak ragu lagi untuk membuat faktur dan mengirimkan barangnya kepada pemesan.
Prinsip-prinsip organisasi kantor
Drs. M. Manullang, salah seorang ahli dibidang manajemen dan organisasi, menyebutkan bahwa suatu organisasi dapat berjalan dengan baik, atau dalam rangka membentuk suatu organisasi atau usaha organisasi yang baik, jika memperhatikan beberapa prinsip-prinsip organisasi berikut.
1. Prinsip Perumusan Tujuan
Dalam melaksanakan suatu kegiatan, hal utama yang harus dibuat adalah tujuan yang jelas dari pelaksanaan kegiatan tersebut. Dekikian pula dalam mengorganisasikan atau membuat suatu skema organisasi, hal pertama yang harus jelas adalah tujuan apa yang ingin dicapai oleh perusahaan tersebut. Bagi sebuah perusahaan, tujuan tersebut dapat berperan sebagai berikut.
a. Pedoman arah organisasi itu akan dibawa.
b. Landasan organisasi
c. Menentukan jenis kegiatan yang akan dilakukan.
d. Menentukan program, prosedur, koordinasi, integrasi, simplikasi, sinkronisasi, dan mekanisasi
2.Prinsip pembagian kerja
Di dalam sebuah organisasi pembagian kerja atau tugas adalah keharusan mutlak tanpa tanpa adanya hal tersebut kemungkinan terjadinya tumpang tindih menjadi amat besar pembagian tugas pekerjaan pada akhirnya akan menghasilkan departemen departemen dan deskripsi tugas ( job description) dari setiap Departemen sampai unit unit terkecil dalam organisasi dengan adanya pembagian tugas pekerjaan susunan atau struktur organisasi tugas dan fungsi setiap unit dalam organisasi hubungan-hubungan serta wewenang setiap unit organisasi dapat ditetapkan sekaligus pembagian tugas tidak hanya dilihat berdasarkan manfaat yang diperoleh dari penerapan prinsip pembagian kerja tetapi juga dalam rangka mewujudkan penempatan orang yang tepat pada jabatan yang tepat pula (the right man on the right place)
3.Prinsip pendelegasian kekuasaan atau wewenang
dalam pelaksanaan kegiatan setiap pimpinan harus memperoleh delegasi kekuasaan atau wewenang yang diperlukan agar dapat melaksanakan tugasnya dengan baik wewenang atas kekuasaan mempunyai beberapa aspek antara lain dalam hal mengambil keputusan menggunakan peralatan memerintah dan pemakaian waktu tertentu delegasi kekuasaan merupakan keahlian pimpinan yang penting karena seorang pimpinan dapat melipatgandakan waktu perhatian dan pengetahuannya yang terbatas delegasi kekuasaan merupakan salah satu jalan utama bagi pemimpin dalam membuktikan bahwa ia layak dan dapat dipercaya sebagai pimpinan.
4.Rentang Manajemen
prinsip ini seringkali disebut dengan istilah berbeda-beda seperti span Of Authority span of Control span of manajemen atau span of manajerial responsibilities dalam bahasa Indonesia istilah lain yang digunakan untuk menyebut prinsip ini adalah jenjang pengawasan dan kekuasaan dan rentang manajemen sebuah organisasi perlu memperhatikan efektivitas dan efisiensi seorang pemimpin efektivitas dan efisiensi tersebut dinilai melalui Kemampuan dalam melakukan pengawasan optimal terhadap sejumlah pegawai yang menjadi bawahannya melalui prinsip ini dapat diketahui beberapa jumlah pegawai yang tepat dalam artian memiliki kemampuan dan keahlian yang sesuai dengan bidangnya untuk menjadi bawahan seseorang pemimpin dengan demikian pemimpin tersebut dikatakan dapat memimpin membimbing mengawasi dengan berhasil dan berdaya guna.
5.Tingkat pengawasan
berjalannya sebuah organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan harus dipastikan dengan selalu menjalankan sistem pengawasan tanpa adanya pengawasan akan sulit bagi suatu organisasi untuk mencapai tujuannya Oleh karena itu penyusunan organisasi harus memperhatikan kemudahan sistem pengawasan berdasarkan prinsip ini tingkat pengawasan atau tingkat pemimpin hendaknya diusahakan sedini mungkin di dalam suatu organisasi diusahakan agar organisasi dibuat sesederhana mungkin selain memudahkan komunikasi hal ini juga bertujuan agar ada motivasi bagi setiap orang di dalam organisasi untuk mencapai tingkat tingkat tertinggi di dalam struktur organisasi.
6.Kesatuan perintah dan tanggung jawab
dalam sebuah organisasi seorang bawahan biasanya mempunyai atasan melalui atasan tersebut ia menerima perintah dan kepada atasan tersebut pula ia Memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya. artinya seorang bawahan hanya mempunyai seorang atasan dengan kata lain Tidak seorangpun dapat melayani 2 atasan sekaligus
7.Koordinasi
prinsip yang tidak kalah pentingnya dalam organisasi adalah prinsip koordinasi prinsip koordinasi adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan Adanya pembagian tugas kepada unit unit kerja terkadang tanpa disadari menimbulkan kecenderungan untuk memisahkan dari tujuan organisasi secara keseluruhan untuk itu koordinasi diperlukan agar terhindar dari konflik dengan mengurangi duplikasi tugas mengurangi pengangguran dan memperkuat kerjasama.
1. Prinsip Perumusan Tujuan
Dalam melaksanakan suatu kegiatan, hal utama yang harus dibuat adalah tujuan yang jelas dari pelaksanaan kegiatan tersebut. Dekikian pula dalam mengorganisasikan atau membuat suatu skema organisasi, hal pertama yang harus jelas adalah tujuan apa yang ingin dicapai oleh perusahaan tersebut. Bagi sebuah perusahaan, tujuan tersebut dapat berperan sebagai berikut.
a. Pedoman arah organisasi itu akan dibawa.
b. Landasan organisasi
c. Menentukan jenis kegiatan yang akan dilakukan.
d. Menentukan program, prosedur, koordinasi, integrasi, simplikasi, sinkronisasi, dan mekanisasi
2.Prinsip pembagian kerja
Di dalam sebuah organisasi pembagian kerja atau tugas adalah keharusan mutlak tanpa tanpa adanya hal tersebut kemungkinan terjadinya tumpang tindih menjadi amat besar pembagian tugas pekerjaan pada akhirnya akan menghasilkan departemen departemen dan deskripsi tugas ( job description) dari setiap Departemen sampai unit unit terkecil dalam organisasi dengan adanya pembagian tugas pekerjaan susunan atau struktur organisasi tugas dan fungsi setiap unit dalam organisasi hubungan-hubungan serta wewenang setiap unit organisasi dapat ditetapkan sekaligus pembagian tugas tidak hanya dilihat berdasarkan manfaat yang diperoleh dari penerapan prinsip pembagian kerja tetapi juga dalam rangka mewujudkan penempatan orang yang tepat pada jabatan yang tepat pula (the right man on the right place)
3.Prinsip pendelegasian kekuasaan atau wewenang
dalam pelaksanaan kegiatan setiap pimpinan harus memperoleh delegasi kekuasaan atau wewenang yang diperlukan agar dapat melaksanakan tugasnya dengan baik wewenang atas kekuasaan mempunyai beberapa aspek antara lain dalam hal mengambil keputusan menggunakan peralatan memerintah dan pemakaian waktu tertentu delegasi kekuasaan merupakan keahlian pimpinan yang penting karena seorang pimpinan dapat melipatgandakan waktu perhatian dan pengetahuannya yang terbatas delegasi kekuasaan merupakan salah satu jalan utama bagi pemimpin dalam membuktikan bahwa ia layak dan dapat dipercaya sebagai pimpinan.
4.Rentang Manajemen
prinsip ini seringkali disebut dengan istilah berbeda-beda seperti span Of Authority span of Control span of manajemen atau span of manajerial responsibilities dalam bahasa Indonesia istilah lain yang digunakan untuk menyebut prinsip ini adalah jenjang pengawasan dan kekuasaan dan rentang manajemen sebuah organisasi perlu memperhatikan efektivitas dan efisiensi seorang pemimpin efektivitas dan efisiensi tersebut dinilai melalui Kemampuan dalam melakukan pengawasan optimal terhadap sejumlah pegawai yang menjadi bawahannya melalui prinsip ini dapat diketahui beberapa jumlah pegawai yang tepat dalam artian memiliki kemampuan dan keahlian yang sesuai dengan bidangnya untuk menjadi bawahan seseorang pemimpin dengan demikian pemimpin tersebut dikatakan dapat memimpin membimbing mengawasi dengan berhasil dan berdaya guna.
5.Tingkat pengawasan
berjalannya sebuah organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan harus dipastikan dengan selalu menjalankan sistem pengawasan tanpa adanya pengawasan akan sulit bagi suatu organisasi untuk mencapai tujuannya Oleh karena itu penyusunan organisasi harus memperhatikan kemudahan sistem pengawasan berdasarkan prinsip ini tingkat pengawasan atau tingkat pemimpin hendaknya diusahakan sedini mungkin di dalam suatu organisasi diusahakan agar organisasi dibuat sesederhana mungkin selain memudahkan komunikasi hal ini juga bertujuan agar ada motivasi bagi setiap orang di dalam organisasi untuk mencapai tingkat tingkat tertinggi di dalam struktur organisasi.
6.Kesatuan perintah dan tanggung jawab
dalam sebuah organisasi seorang bawahan biasanya mempunyai atasan melalui atasan tersebut ia menerima perintah dan kepada atasan tersebut pula ia Memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya. artinya seorang bawahan hanya mempunyai seorang atasan dengan kata lain Tidak seorangpun dapat melayani 2 atasan sekaligus
7.Koordinasi
prinsip yang tidak kalah pentingnya dalam organisasi adalah prinsip koordinasi prinsip koordinasi adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan Adanya pembagian tugas kepada unit unit kerja terkadang tanpa disadari menimbulkan kecenderungan untuk memisahkan dari tujuan organisasi secara keseluruhan untuk itu koordinasi diperlukan agar terhindar dari konflik dengan mengurangi duplikasi tugas mengurangi pengangguran dan memperkuat kerjasama.
Langganan:
Komentar (Atom)